UD 4 ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

Actividad 1.   

Concepto y etapas del proceso de planificación

Planificación: Consiste en la elaboración de un plan a partir de un análisis exhaustivo de la situación de la empresa y de su entorno, en función del cual se establecerán los objetivos y las estrategias más apropiadas para alcanzar el éxito.

Etapas de planificación:

• Diagnóstico de la situación: deberemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra.
• Fijación de objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.
• Establecimiento de premisas: establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.
• Determinación de líneas de acción: deberemos pensar también en las estrategias. Determinaremos las vías de actuación principales y alternativas que consideremos óptimas para alcanzar los objetivos fijados.
• Evaluación de las líneas de acción: deberemos analizar las fortalezas y las debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener en cuenta.
• Elección de una línea de acción: deberemos elegir el conjunto de estrategias y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito.
• Elaboración de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad.
• Presupuesto: por último, deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.

Actividad 2.   

El organigrama: concepto y clasificación

Un organigrama es una representación gráfica con elementos geométricos que representa la estructura orgánica de una empresa, en ella se visualizan las múltiples relaciones e interacciones que tienen los diferentes órganos que se presentan en la organización, esta herramienta administrativa tiene como fin mostrar las relaciones jerárquicas y competencias en una organización.

Tipos de organigrama:

Por su naturaleza:

            ·  Macroadministrativos: Este tipo de organigrama brinda una representación en la cual interactúan                          más de una única organización. 

·  Mesoadministrativos: Es la representación gráfica en la cual se toma a más de una única organización, estas son de un mismo sector productivo o actividad empresarial.

·  Microadministrativos: representa a una única organización, y pueden referirse a ella en forma general o global o plasmar alguna de las áreas que la conforman.

Por su finalidad:

·  Informativo: Es llamado así porque su estructura tiene como objetivo ser presentado al público en general, este tipo de organigrama es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos.

·  Analítico: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visión macro o global de la misma, con la finalidad por ejemplo de análisis para un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, etc.

· Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la Columna vertebral de la organización, es decir por la dirección o por la cabeza de la organización

·  Informal: Este tipo de organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad (FORMAL), este Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales.

Por su ámbito:

          ·  Generales: Estos organigramas brindan información representativa de la empresa, resaltando cierto                        nivel jerárquico.

·  Específicos: Estos tipos de organigramas representan una porción o área de la empresa, pero ejemplo en nuestro caso, tratamos de representar el área de ventas.

Por su contenido: 

·  Integrales: Estos tipos de organigramas presentan a la organización de forma global, es por ello que existe la consenso de que son similares a los organigrama General, pues ella al igual que su similar expresan la relaciones de jerarquía o dependencia que existe en la empresa.

·  Funcionales: Estos tipos de organigramas son muy poco usados por el mismo hecho de que existen un manual organizacional, la cual de cierto modo describe la responsabilidad que tiene que tiene cada área de la empresa.

Por su representación gráfica:  

·  Verticales: Estos tipos de organigramas hacen representación de una administración vertical, es decir empezamos en la parte superior del organigrama con la cabeza de la empresa.

·  Horizontales: Este tipo de organigrama representan a una organización de una manera singular, son muy poco usados, en este tipo de organigrama se presenta a la cabeza de la organización a un extremo izquierdo, al(o los) inmediatos jerárquicos se  coloca del mismo modo, todos como columnas que representa un mismo nivel jerárquica.

·  Mixtos: Este tipo de organigramas surgen por las combinación de organigramas verticales y horizontales de este modo da mucha mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa.

Actividad 3.   

Principales escuelas de organización del trabajo 

Dos de las escuelas más influyentes fueron: la organización científica del trabajo y la escuela de relaciones humanas.

Organización científica del trabajo: Los teóricos de esta escuela consideran que la organización de la empresa puede ser totalmente planificable y que puede funcionar tal y como esté previsto en su estructura. Los autores más destacables de esta escuela son Taylor y Fayol.

a)  Taylor: A él se deben las primeras teorías de la organización científica del trabajo que se basaban en los siguientes principios fundamentales: análisis y diseño de cargos y tareas, especialización de funciones, descentralización de responsabilidad, racionalización del trabajo, eliminando tiempos ociosos y ahorrando movimiento de los trabajadores, incentivos salariales basados en la productividad.

b) Fayol: Elabora un conjunto de principios administrativos que tienen por objeto la dirección de la empresa en su conjunto. Según su criterio, en cualquier empresa todas las operaciones pueden dividirse en seis funciones diferenciadas: administrativa, técnica, comercial, financiera, contable y de seguridad.

Escuela de las relaciones humanas: Esta escuela surgió como consecuencia de las críticas que tuvo la aplicación de la teoría de la organización científica del trabajo y uno de sus autores pioneros fue Elton Mayo. Este investigador considera que es importante que el trabajador se encuentre motivado en su trabajo, porque de este modo se puede conseguir mayor productividad y en general mejorar los objetivos que la empresa se plantea.

 Actividad 4.   

La teoría X y la teoría Y de McGregor

Principios de la teoría X

 La teoría X, según McGregor, recoge los principios tradicionales. De acuerdo con ellos, la Dirección de la empresa debe dirigir al personal, estimularlo y recompensarlo, controlarlo de continuo y corregir y castigar su comportamiento siempre que sea preciso.

Esto implica que la gente es indolente por naturaleza, tiende a trabajar lo menos posible, no le gustan los cambios, va a lo suyo, le importa muy poco la organización, no quiere responsabilidades, se le puede manipular con cierta facilidad…

-Si la gente es así, el directivo se verá obligado a controlar de cerca toda su labor.

Principios de la teoría Y

Douglas McGregor establece otros principios bien distintos, bajo el paraguas de teoría Y. La misión de los directivos empresariales es la de implantar unas condiciones de trabajo que permitan que el personal pueda alcanzar sus objetivos personales al orientar sus esfuerzos hacia los objetivos de la organización.

Esto se traduce en hacer partícipes a los empleados en la marcha de la empresa, en una comunicación transparente de resultados, en delegar responsabilidades, concertando objetivos y concediendo autonomía en los medios, etc.

Una dirección comprometida con la teoría Y parte de la base de la confianza en el ser humano. Los subordinados no son pasivos y negligentes por naturaleza, si se vuelven vagos es por su mala experiencia en distintas empresas.

Actividad 5.    

La organización formal e informal

La estructura formal está constituida por la estructura intencional perfectamente definida y relativamente estable, es decir, se trata de la estructura empresarial que articula el funcionamiento de la empresa con sus niveles de autoridad, reparto de tareas, responsabilidad, canales de comunicación establecidos, etcétera. Para conseguir unas relaciones adecuadas entre las personas que forman una empresa y conseguir la eficacia en la producción, es necesario planear estas relaciones de una forma explícita u oficial; a esto es a lo que llamamos organización formal.

Al margen de la estructura formal, surgen de forma espontánea, numerosos grupos, líderes, canales de comunicación... Esta estructura alternativa se denomina organización informal. Se define como una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la dirección sino que se producen espontáneamente cuando las personas interactúan entre sí.

Actividad 6.   

Describa los siguientes modelos organizativos: modelo lineal o jerárquico y modelo funcional.

El modelo lineal o jerárquico: es la estructura utilizada en empresas pequeñas dominadas por un empresario director. La coordinación de las tareas se hace vía supervisión directa, hay poca especialización de tareas y escasa formalización. El poder está centralizado, se basa en el principio de jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de mando (cada trabajador sólo recibe órdenes de un jefe).

Estructura funcional: responde a la necesidad de contar con especialistas en los distintos niveles jerárquicos. Cada función es dirigida por un especialista (principio de especialización). Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes, comunicación y asesoramiento de varios jefes diferentes, cada uno de los cuales es especialista en su función. Sólo puede existir como unidad, al ser difícil que sobrevivan funciones desgajadas. Su mayor ventaja es la especialización, aunque corre el riesgo de crear departamentos estancos, la comunicación es más difícil, y tiene dificultad de adaptarse a entornos no estables.

Actividad 7.   

La función de control: concepto y fases

Función de control: Controla tanto el seguimiento presupuestario como las demás facetas de la marcha de la empresa. El ámbito de esta función es muy diferente en cada empresa en función de su cultura. Dentro de este apartado, se suele realizar el seguimiento del cumplimiento de objetivos por áreas o departamentos.

Fases de la función de control:

• Establecimiento de las normas. Las normas representan las metas de la planificación. Se procura, en general, que ellas sean cuantificables, lo que requiere, sin duda, un buen trabajo de planificación. La más importante de las normas es el volumen de producción. Otros ejemplos de normas dentro de la empresa pueden ser el número de piezas rechazadas por defectuosas; la cantidad de horas - hombre trabajadas; el volumen de las ventas y muchos otros aspectos que se pueden medir físicamente. También las normas se pueden expresar en términos monetarios, de costos, de ingresos y de inversiones.
• Medición de las actividades. Problemas de Medición. En la medición del trabajo realizado, algunas actividades pueden ser muy simples de medir, mientras que otras presentan serios y difíciles problemas.
• Evaluación de la actividad. Una vez que se ha obtenido información de la actuación, sea por observaciones personales, por informes orales o escritos, el tercer paso o etapa es la evaluación de la situación mediante la comparación de ella con la norma de control.
• La corrección de las desviaciones. Esta última etapa es vital para un control efectivo. Se la puede considerar como un esfuerzo para ajustar las operaciones, para lograr que la actuación se iguale a lo esperado.

Actividad 8.   

La teoría de las necesidades de Maslow

El concepto de jerarquía de necesidades de Maslow, planteado dentro de su teoría de la personalidad, muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma estructural (como una pirámide), de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo.  En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad.  

Avanzando desde la base de la pirámide hasta arriba, encontramos:

• Necesidades fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia.  Dentro de éstas encontramos, entre otras, necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo), la alimentación, el saciar la sed, el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada,  también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo, la maternidad o las actividades completas.
• Necesidades de seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad.  Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad, la de tener orden y la de tener protección, entre otras.  Estas necesidades se relacionan con el temor de los individuos a perder el control de su vida y están íntimamente ligadas al miedo, miedo a  lo desconocido, a la anarquía...
• Necesidades sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad, la motivación se da por las necesidades sociales.  Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano, con su aspecto afectivo y su participación social.  Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas, la de establecer amistad con ellas, la de manifestar y recibir afecto, la de vivir en comunidad, la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él, entre otras.
• Necesidades de reconocimiento o estigma: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima.  Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado, tener prestigio y destacar dentro de su grupo social, de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo.
• Necesidades de auto superación: también conocidas como de autorrealización, que se convierten en el ideal para cada individuo.  En este nivel el ser humano requiere trascender, dejar huella, realizar su propia obra, desarrollar su talento al máximo. 

Actividad 9.   

La gestión de la calidad en la empresa

Siempre se había considerado que el hecho de aumentar la calidad en la empresa, implicaba que la productividad debía disminuir, ya que se consideraban incompatibles.

Esta manera de pensar cambió cuando se implantó el modelo Toyota, después de la II Guerra Mundial, donde se realizó la búsqueda de una mayor calidad y que esto traería consigo  una mayor productividad.

Si se desea producir una buena calidad para el consumidor, es necesario decidir por adelantado cual es la calidad de diseño, la calidad de fabricación y la calidad que desea el cliente.

Cuando hablamos de calidad, habría que definir algunos conceptos claves, como son:

• CONTROL DE LA CALIDAD: Técnicas y actividades de carácter operativo utilizadas para cumplir los requisitos.

• CALIDAD: Es el conjunto de características de una entidad que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades establecida y las implícitas.

• SISTEMA DE LA CALIDAD: Es la estructura organizativa, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para llevar a cabo la gestión de la calidad.

• GESTIÓN DE LA CALIDAD: Es el conjunto de actividades de la función general de la dirección que determinan la política de la calidad, los objetivos, las responsabilidades, y se implantan por medios tales como la planificación de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y la mejora de la calidad dentro del marco del sistema de calidad.

• GESTIÓN DE LA CALIDAD TOTAL (GCT o QTM): Modo de gestión de una organización, centrada en la calidad, basada en la participación de todos sus miembros y dirigida al éxito a largo plazo para la satisfacción del cliente y de las ventajas para todos los miembros de la organización y para la sociedad.

• CALIDAD TOTAL. La Calidad Total es el modo de gestión de una organización, centrada en la calidad, basada en la participación de todos sus miembros y dirigida al éxito a largo plazo para la satisfacción del cliente y de las ventajas para todos los miembros de la organización y para la sociedad. Y todo al menor costo posible.

TEST 4.

Test A

1.    Los staff son dentro de la estructura organizativa de una empresa:

Departamentos que sirven de consulta y asesoramiento.

2.    Forma parte de la función de organización:

Fijar las unidades dentro de la empresa y la forma de agruparlas.

3.    ¿Qué es un organigrama?

Es la forma de representar gráficamente una organización.

4.    Los objetivos que recoge un plan estratégico son:

Generales

5.    El concepto de staff se refiere a:

Un órgano de asesoramiento de la estructura de la organización.

6.    El conjunto de personas sometidas a la autoridad de un superior conforma:

Un área de mando.

7.    Puede afirmarse que:

Para realizar la actividad administrativa de controlar, el administrador ha debido antes planificar.

8.    McGregor es conocido por su aportación sobre:

La teoría Y

9.    Las necesidades de orden inferior son:

Las fisiológicas.

10. El organigrama es un gráfico que representa:

Las unidades organizativas de la empresa y las relaciones entre ellas.

Test B

1.    El principio de unidad de mando hace referencia a:

Cada persona de la organización sólo puede recibir órdenes de un jefe.

2.    La estructura organizativa en la que especialistas de diversas partes de ella se unen para trabajar en proyectos específicos es:

La matricial.

3.    La planificación es un proceso por el que:

Se definen objetivos y se ponen los medios para conseguirlos.

4.    La función administrativa de organizar consiste en:

Determinar tareas y funciones, dependencias, unidades y trazar formas para su coordinación.

5.    A través del Organigrama se percibe:

Las relaciones de jerarquía que existen entre los integrantes de la organización.

6.    El concepto de división del trabajo fue expuesto por primera vez por:

F. W. Taylor.

7.    La organización científica del trabajo o Taylorismo se define como:

Un método de trabajo que descompone y racionaliza las tareas aumentando el rendimiento del trabajador.

8.    La Teoría Y de McGregor se basa en que:

El ser humano, en general, busca y acepta responsabilidades.

9.    La delegación de autoridad en la empresa se entiende como:

La asignación de una tarea a un subordinado y conferirle libertad y autoridad para desempeñarla.

10. Cuando nos encontramos ante una organización en que los departamentos y grupos de trabajo están preestablecidos de forma oficial es:

Una organización formal.

Test C

1.    La estructura lineal o jerárquica:

Es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados.

2.    El empresario innovador mantiene su posición en el mercado:

Permanentemente.

3.    ¿Qué es dividir el trabajo?

Es fraccionar en tareas las actividades a desarrollar.

4.    La representación gráfica del conjunto de interrelaciones funcionales entre los departamentos de una empresa recibe el nombre de:

Organigrama

5.    ¿Quién inició la Organización científica del Trabajo, al que se considera pionera de la misma?

F.W. Taylor.

6.    El criterio de Laplace se utiliza cuando los estados de la naturaleza se encuentran en un ambiente de:

Incertidumbre.

7.    El principio de unidad de mando supone:

Que cada empleado recibe órdenes de un solo jefe.

8.    “Prohibido fumar durante las horas de trabajo” es:

Una regla.

9.    Según J.A. Schumpeter, el empresario innovador es aquel que:

Es capaz de detectar y poner en marcha una nueva oportunidad de negocio.

10. Cuando decimos “serie de pasos interrelacionados secuencialmente que un que un administrador puede seguir”, estamos definiendo:

Un procedimiento.

Test D

1.    Los objetivos estratégicos y tácticos de una empresa se diferencian, entre otros rasgos, en los siguientes:

En que los primeros se plantean a medio y largo plazo y los segundos a corto plazo.

2.    Los grupos informales verticales son aquellos que sus miembros:

Ubicados en niveles diferentes, distintos departamentos, la misma localización.

3.    El nivel de motivación en el individuo será mayor:

Cuando los objetivos son claros, concretos y mensurables.

4.    La red de comunicación formal se corresponde con:

Una circulación de información ajustada a la estructura orgánica.

5.    La comunicación interna es la que:

Tiene lugar dentro de un grupo de individuos que forman parte de la organización.

6.    La especialización de los puestos de trabajo:

Permite un mayor entrenamiento en la tarea aumentando la eficiencia.

7.    El principio de jerarquía supone:

La capacidad de actuar o mandar sobre un grupo de personas.

8.    Los objetivos sirven para motivar a las personas; para ello han de ser:

Altos y alcanzables.

9.    ¿Qué son las políticas de una empresa?

Guías específicas de actuación.

10. Maslow dividió las necesidades humanas en cinco niveles, situando en el vértice de la pirámide a:

Las necesidades de autorrealización.

Test E

1.    La planificación en el proceso de dirección:

Es previa a las otras funciones de dirección.

2.    Siempre que se consiguen los objetivos propuestos la organización ha trabajado:

Eficazmente.

3.    La comunicación verbal puede ser:

Solamente oral.

4.    La organización funcional se caracteriza:

Por agrupar a los especialistas en una determinada función.

5.    La estructura basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados se denomina:

Estructura lineal o jerárquica

6.    ¿Qué son los círculos de calidad?

Equipos de empleados que abordan problemas de calidad y costes de la empresa.

7.    Cuando una organización es capaz de posibilitar la consecución de los objetivos perseguidos con el menor coste posible, está con:

El principio de eficiencia.

8.    ¿Cuál es la misión principal de un órgano de staff dentro de la estructura organizacional de una empresa?

Asesoramiento.

9. ¿Qué es un organigrama?

Un gráfico con las unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas.

10. La función de planificación comprende aquellas actividades que consisten en:

Fijar objetivos y marcar las estrategias para conseguirlos.

Test F

1.    La tecnoestructura de la empresa está formada por:

La estructura directiva.

2.    La estructura matricial:

Combina una organización con base en proyectos con una agrupación funcional.

3.    La organización funcional de la empresa se caracteriza, entre otros rasgos, por los siguientes:

Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

4.    Los grupos formales son:

Aquellos que se configurar para una tarea perfectamente definida en la organización.

5.    Los planes estratégicos son:

Son planes a largo plazo y establecen la dirección de la empresa.

6.    El proceso de control consiste en:

Comparar las actividades y resultados de la empresa con lo planificado y emprender acciones correctoras si hubiese desviaciones.

7.    La planificación es un proceso que consiste en:

A Definir objetivos y poner los medios para conseguirlos.

8.    La tecnoestructura es el nombre con el que se designa en la empresa:

Al grupo de personas que aportan conocimiento especializado a la elaboración de decisiones.

9.    La función de control:

Es un medio de previsión y corrección de problemas.

10. La función encargada de fijar los objetivos y las formas en que estos se pueden alcanzar se llama:

Planificación

Test G

1.    Una organización con estructura matricial sirve para:

Abordar proyectos empresariales específicos y mantener la coordinación con los departamentos  funcionales de la empresa.

2.    Cuando un jefe de ventas compara las ventas reales con las previstas, está realizando la función de:

Control

3.    La existencia de una escala de mando en la que queda claramente delimitado quién es la persona que ejerce la autoridad por encima y sobre quién se ejerce hacia abajo corresponde al principio de:

Jerarquía

4.    Desde el punto de vista de la organización, la división del trabajo consiste en:

Fraccionar en tareas las actividades a realizar.

5.    ¿Qué es el PERT?

Una técnica de programación y control.

6.    Los grupos de presión hacen referencia a:

Colectivos de personas o entidades relacionadas con la empresa y que de forma más o menos organizada tratan de influir en las decisiones de la empresa.

7.    La Teoría de la motivación de Maslow señala que:

Las necesidades de las personas explican su comportamiento y las necesidades satisfechas no pueden ser motivadoras.

8.    El organigrama de una empresa refleja:

Proporciona una visión gráfica y resumida de la estructura formal de la organización.

9.    La función de administración consiste fundamentalmente en:

Planificar, organizar, gestionar y controlar.

10. Podemos definir la función administrativa de la dirección de empresas de la siguiente forma:

El proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organización y el grupo.

Test H

1.    Las decisiones programadas:

A Pueden adoptar la forma de políticas, reglas y procedimientos.

2.    Un principio básico de una estructura burocrática es:

La unidad de mando.

3.    Una política es una decisión programada que:

C  Proporciona directrices para canalizar los pensamientos del administrador en un sentido específico.

4.    Los organigramas de una empresa nos indican:

Las relaciones de jerarquía dentro de la organización.

5.    El procedimiento es una decisión programada que consiste en:

Una serie de pasos interrelacionados que un administrador ha de seguir.

6.    ¿Qué es el PERT?

C Una técnica de programación y control.

7.    La tecnoestructura de la empresa según Galbraith está formada por:

El personal técnico de producción